Procedimento administrativo em auto de infração por NCM: etapas e prazos

Como funciona o procedimento administrativo em auto de infração por NCM, na prática

O envelope chega no escritório numa terça-feira qualquer. Ou pior — chega como notificação eletrônica no e-CAC, daquelas que ninguém da equipe percebeu por dois dias. Quando você abre, o título é direto: Auto de Infração.

Você lê o valor da cobrança e sente o chão fugir. Tributos retroativos, multa de ofício, juros Selic. Tudo por uma classificação fiscal que, no seu entendimento, sempre foi defensável.

A primeira reação é o desespero. A segunda costuma ser pior: a paralisia. Aquela sensação de não saber por onde começar, com quem falar primeiro, o que assinar e o que evitar. Cada hora que passa, você sente que está perdendo terreno.

A terceira reação, infelizmente comum, é o erro estratégico. Procurar o despachante para "resolver", entrar em contato direto com o fiscal, tentar negociar, pagar uma parte para "mostrar boa-fé".

Movimentos que parecem sensatos no calor da hora — e que podem comprometer a defesa de forma irreversível.

A verdade é que o procedimento administrativo fiscal é um jogo com regras próprias. Tem etapas predefinidas, prazos rígidos e oportunidades específicas. Quem conhece essas regras joga com vantagem. Quem não conhece, geralmente paga a conta inteira.

O bom é que, ao contrário do que muito empresário imagina, o auto de infração não é uma sentença.

É o começo de um processo — e processo pressupõe ampla defesa, contraditório e múltiplas instâncias de revisão. A maioria dos autos por reclassificação de NCM tem pontos vulneráveis que uma defesa técnica consegue explorar.

Entender o caminho que sua defesa vai percorrer, do recebimento do auto até a decisão final, é o primeiro passo para reagir de forma estratégica em vez de reativa.

As etapas do processo administrativo fiscal aduaneiro

O procedimento administrativo de exigência de tributos federais é regido pelo Decreto nº 70.235/72, que disciplina o Processo Administrativo Fiscal (PAF). Conhecer suas etapas é fundamental para reagir nos momentos certos.

Fase 1: Termo de início de fiscalização

Antes do auto de infração, geralmente há um Termo de Início de Ação Fiscal (TIAF) ou Mandado de Procedimento Fiscal (MPF). É a notificação formal de que sua empresa está sendo fiscalizada.

Nessa fase, a Receita solicita documentos, esclarecimentos e justificativas técnicas. Os prazos para resposta variam, mas costumam ser de 20 dias, prorrogáveis mediante pedido fundamentado.

Esse é o momento mais subestimado pelo importador. A qualidade da resposta ao termo de início pode evitar a lavratura do auto de infração ou, no mínimo, construir documentação favorável à defesa futura.

Fase 2: Lavratura do auto de infração

Concluída a fiscalização, se o auditor entender que houve infração, é lavrado o auto de infração. O documento descreve os fatos, a capitulação legal, o cálculo do crédito tributário e a multa aplicada.

A intimação do auto inicia o prazo de 20 dias úteis para impugnação administrativa, conforme o art. 15 do Decreto nº 70.235/72. Esse prazo é fatal e improrrogável.

Fase 3: Impugnação administrativa

A impugnação é a peça mais importante do processo. É nela que você apresenta toda a defesa técnica, juntando provas, laudos, jurisprudência e argumentação jurídica.

Não é "só uma resposta inicial". É a peça que vai delimitar tudo que pode ser discutido nas instâncias seguintes. Argumento não suscitado na impugnação dificilmente será aceito depois — princípio da preclusão consumativa.

Fase 4: Julgamento em primeira instância (DRJ)

A impugnação é julgada pela Delegacia da Receita Federal de Julgamento (DRJ). É um órgão colegiado integrado por auditores fiscais.

O julgamento na DRJ é majoritariamente desfavorável ao contribuinte — estatísticas históricas apontam taxa de manutenção dos autos superior a 80%. Mas ainda assim a impugnação é essencial: ela constitui a base argumentativa para o recurso seguinte.

Fase 5: Recurso voluntário ao CARF

Mantida total ou parcialmente a exigência pela DRJ, cabe recurso voluntário ao CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais), no prazo de 20 dias úteis.

O CARF é um órgão paritário, composto por representantes da Fazenda Nacional e dos contribuintes. Suas decisões são técnicas e, em matéria aduaneira, frequentemente reformam autos lavrados em primeira instância.

Fase 6: Recurso especial à CSRF

Em hipóteses específicas, cabe ainda recurso especial à Câmara Superior de Recursos Fiscais (CSRF), geralmente quando há divergência jurisprudencial entre turmas do CARF. É a última instância administrativa.

Esgotada a via administrativa, ainda restam as discussões judiciais — mandado de segurança, ação anulatória, embargos à execução fiscal. Mas, idealmente, o caso se resolve antes.

O custo de errar nos prazos e nas etapas

Você já parou para calcular quanto custa um único dia perdido no procedimento administrativo? Em prazos como o da impugnação, a resposta é simples: pode custar tudo.

Perder o prazo de para impugnar é, na prática, aceitar integralmente o auto de infração. O crédito tributário se torna definitivo na esfera administrativa, é inscrito em dívida ativa e segue para execução fiscal. A partir daí, o contribuinte só discute juiz, com garantia e custas processuais.

E perder o prazo é mais comum do que parece. O auto chega no e-CAC, ninguém percebe a tempo, ou o despachante informa o sócio em cima da hora. Ou então, o empresário leva o documento para "qualquer advogado" que não é especialista, e a peça apresentada não toca nos pontos certos.

Há também o erro de "negociar com o fiscal". Algumas tentativas de diálogo informal podem ser interpretadas como confissão tácita da infração, comprometendo a defesa de mérito.

Outras vezes, o pagamento parcial "para diminuir o problema" é tratado pela Receita como reconhecimento da dívida, eliminando teses defensivas valiosas.

Outro custo crítico é o financeiro durante o processo. Enquanto o auto de infração discute administrativamente, ele não pode ser cobrado — mas também segue acumulando juros Selic. Em processos que duram quatro, cinco anos no CARF, os juros podem dobrar a dívida original.

Além disso, existe o impacto colateral. A fiscalização sobre uma DI antiga frequentemente abre a porta para revisão de outras operações similares. Um auto de infração mal trabalhado serve de precedente interno para a Receita lavrar mais autos do mesmo tipo, gerando efeito cascata.

E há o risco mais temido: o reflexo penal.

Se a Receita classifica a infração como dolosa, comunica o caso ao Ministério Público para apuração de crime de descaminho (art. 334 do Código Penal). O CPF do sócio entra na lista, com risco de denúncia, processo penal e, em casos extremos, restrição patrimonial.

A pressão psicológica acumula. Sócio acordando às 4h da manhã com o cérebro acelerado, refazendo cálculos. Família percebendo o estresse. Equipe interna sentindo o clima. Tudo isso enquanto a empresa precisa continuar operando, faturando, gerando emprego e pagando tributos correntes.

A diferença entre o caso que se resolve com tranquilidade e o caso que vira pesadelo costuma estar no acompanhamento técnico desde a primeira hora — e na disciplina absoluta com prazos e etapas.

Como conduzir estrategicamente cada etapa do procedimento

A boa notícia é que o procedimento administrativo fiscal é, sim, um terreno fértil para o contribuinte que sabe atuar. As estatísticas favoráveis no CARF em matéria aduaneira são reais. As teses de defesa em classificação fiscal são consolidadas. O que falta, na maioria dos casos, é metodologia.

Medidas que você pode tomar de forma autônoma

Mesmo sem advogado contratado, há ações imediatas que protegem sua posição. Veja algumas:

• Monitorar o e-CAC diariamente ou configurar alertas eletrônicos para que nenhuma intimação passe despercebida.
• Reunir desde já toda a documentação das operações fiscalizadas: DIs, notas fiscais, catálogos do fornecedor, fichas técnicas, laudos e e-mails de classificação.
• Não responder à fiscalização sem orientação técnica. Cada palavra escrita em resposta a um termo de fiscalização pode ser usada contra você.
• Evitar contato informal com auditores ou tentativas de negociação direta sem assessoria jurídica.
• Preservar prazos com calendário paralelo, contando dias úteis e fatais a partir das datas de intimação.

Essas medidas, sozinhas, já evitam a maior parte dos erros estratégicos cometidos por importadores no início do processo.

Quando a defesa técnica entra em campo

A partir do momento em que há fiscalização ativa ou auto de infração, a atuação jurídica especializada é decisiva. As frentes principais são:

• Análise prévia de viabilidade defensiva, identificando teses aplicáveis ao caso concreto: decadência, vícios formais, defesa de mérito da classificação, descaracterização de dolo, modulação de efeitos.
• Resposta estratégica ao termo de início, construindo desde já a base documental e argumentativa que será usada nas instâncias superiores.
• Impugnação administrativa robusta, com sustentação técnica em regras gerais de interpretação do Sistema Harmonizado, laudos periciais quando cabíveis, jurisprudência consolidada do CARF e do Judiciário.
• Recurso voluntário ao CARF com sustentação oral, quando aplicável — momento em que o domínio técnico da matéria pode reverter decisões da DRJ.
• Mandado de segurança paralelo, quando há urgência (mercadoria retida, ameaça ao RADAR, risco ao CNPJ), garantindo proteção imediata enquanto o administrativo segue.
• Estratégia de compensação ou parcelamento, quando a defesa não for viável integralmente, minimizando o impacto financeiro.

Importante destacar: a especialização aduaneira não exige proximidade física. O processo administrativo fiscal é eletrônico, o CARF julga remotamente, e o que define o resultado é o domínio técnico da matéria — não o endereço do escritório.

Aliás, escritórios especializados em aduaneiro frequentemente têm vivência direta com o CARF que escritórios generalistas locais não possuem.

Não deixe o relógio correr contra você

O procedimento administrativo em auto de infração por NCM é um caminho longo, com etapas técnicas e prazos fatais. Cada movimento conta.

Da resposta ao termo de início ao recurso à CSRF, há oportunidades específicas para reverter a cobrança — desde que sejam aproveitadas no momento certo, com a estratégia adequada.

A diferença entre o caso resolvido com tranquilidade e o caso que vira pesadelo financeiro raramente está no mérito. Está na velocidade e na qualidade da reação.

Empresas que enfrentam autos de infração com defesa técnica desde o primeiro dia frequentemente conseguem reduzir drasticamente a cobrança, afastar a multa qualificada de 150% e, em muitos casos, anular integralmente o auto.

Cada caso, claro, tem suas particularidades. O canal da operação original, a fundamentação do auto, os prazos já consumidos, os documentos disponíveis — tudo isso compõe um cenário único, que precisa ser analisado individualmente para definir a melhor estratégia.

Se sua empresa recebeu um termo de início de fiscalização, foi intimada de auto de infração por reclassificação de NCM ou simplesmente quer avaliar preventivamente a exposição em operações realizadas nos últimos cinco anos, procure assistência técnica especializada!